Os ha tocado organizar un evento en vuestra empresa? Sois novatos en el tema y no sabéis por dónde empezar?
Pues vamos a intentar echaros una mano 🙂 .
Como sabéis uno de los servicios que ofrecemos LVDS es la organización y gestión de Eventos. Son ya muchos años organizando congresos, convenciones, reuniones de fuerzas de ventas, presentaciones de productos…y aunque cada evento tiene sus particularidades, es cierto que hay unos puntos clave que nos sirven como pilares para una buena organización, sea cual sea el carácter de la celebración:
Cúando. Quiénes. Dónde
– Fecha del evento: para empezar a trabajar imprescindible tener una fecha concreta.
Reúne a los responsable de los departamentos implicados y confirmar que la fecha propuesta os viene bien a todos.
– Asistentes: es importante que sepamos quiénes van a asistir al evento y cuántos van a ser. Conocer de antemano el perfil del cliente nos ayudará a cumplir sus expectativas.
– Lugar de la celebración: para mí de los puntos más relevantes del evento.
Es importante dedicar el tiempo necesario a encontrar el lugar idóneo. Si es un lugar demasiado grande y nuestros asistentes son pocos, parecerá que la mitad de los invitados no han querido asistir, y si es demasiado pequeño, los invitados se sentirán agobiados y estarán deseando salir fuera para tomar el aire. Además es importante que el lugar sea acorde con la imagen de marca que queremos trasmitir. Por ejemplo a una empresa de tecnología que quiera lanzar al mercado su nuevo teléfono móvil “super sónico” (de líneas rectas y depuradas), que cuando lo tenemos en la mano nos recuerda que estamos dentro de la nave de Star Trek, no me lo imagino reuniendo a la prensa en un salón de estilo Rococó de algún Palacete privado…..
Presupuesto
Esta es la parte más peliaguda. Es importante que desde un principio sepamos con qué presupuesto contamos. A veces queremos llegar a mucha gente con pocos recursos y lo que conseguimos hacer es una “chapuza” que puede afectar a nuestra imagen de marca. Recordar: menos es más. Si contáis con recursos limitados, lo mismo os merece la pena invitar a líderes de opinión, blogger o medios de comunicación que puedan difundir vuestro mensaje. Mejor que organizar un macroevento donde asista hasta el apuntador pero que la percepción que tenga el invitado sea de baja calidad.
Equipo de Planificiación
Es imprescindible que sepas con quien vas a contar antes y durante el evento. Hazte con un buen equipo. Nadie mejor que tú conoce a tus compañeros. Piensa qué puede aportar cada uno en la organización del evento y distribuye tareas. Tú no puedes controlarlo todo. Haz que cada uno sea responsable de un área y que luego te reporten.
Timing del Evento
Marca una agenda con la programación detallada del evento y sus tiempos. Eso sí, siempre deja al menos media hora para retrasos e imprevistos entre cada actividad. Así evitarás ponerte de los nervios. Es inevitable, la gente llega tarde, siempre se traspapela algún documento, el proyector no funciona, etc.…..
Creatividad
Estamos cansados de oír esta palabra. Hay que ser creativos, hacer algo que nadie haya hecho antes…….pues es cierto. Hay que intentar que los asistentes a nuestro evento tengan una percepción de innovación. A veces, es complicado pero si no nos vemos capaces de “salir de lo establecido”, os recomiendo que acudáis a profesionales: “una Boutique creativa” o una “Agencia de Marketing”, pueden daros la clave para que vuestro evento sea único en vuestro sector.
Detalles
A veces nos olvidamos de que nuestros clientes también son personas…Y como personas que son cada uno tiene sus gustos. Entonces como acertar con todos?? Es imposible que a todos les guste lo mismo, pero si podemos utilizar diferentes canales para agradar a cada uno de ellos. La comida, un buen vino, la música, la decoración, un detalle al final del evento, son algunos trucos para llegar a todos y cada uno de ellos. A quien no le guste la comida, le agradará la música o el vino, o le encantará el regalo que le habéis hecho por asistir al evento.
Iniciativas sostenibles
Es una realidad que la palabra sostenibilidad va ligada a aumentar el presupuesto. Pero os sorprendería la cantidad de empresas que prefieren invertir un poco más y hacer de su celebración un evento sostenible. Valorarlo y presentarlo a vuestros superiores. Es una opción que tenéis que sopesar.
Wifi gratuito y abierto
De las mejores cosas que os pueden pasar es que mientras que vuestros invitados están en vuestro evento estén tuiteando en el momento. Así que mejor que facilitemos la difusión en las redes sociales.
Gestión de asistentes y logística
Facilitar los desplazamientos y el alojamiento a los asistentes hará que un mayor número de invitados os confirmen su asistencia.
Reuniros con una agencia de viajes y explicarles vuestras necesidades. Ellos podrán facilitarles a los invitados los billetes de avión o tren, los desplazamientos al evento o el alojamiento en algún hotel próximo a la celebración.
Poned los datos de contacto de la persona de la Agencia de Viajes que se encargará de ofrecer este servicio en la invitación.
Creedme cuando os digo que cuanto más fácil lo pongáis más éxito tendréis en la asistencia de invitados.
Videos y fotografías
Es una pena invertir un dinero en un evento y que luego no puedas utilizarlo para más acciones comerciales o de marketing. El evento es efímero, pero los videos y las fotografías no. Documéntalo bien y luego podrás utilizar este material para otras acciones de la empresa. Importante graba un video del “making off”. La mayor parte del éxito de un evento está en el equipo que hay detrás y el trabajo que se ha realizado. Aunque el equipo haya acabado agotado y sin ganas de que llegue el siguiente….cuando se ven y ven lo que han hecho su percepción cambia y abordarán el siguiente proyecto con más ilusión. Además es importante que el resto de la empresa también sea consciente del trabajo y el tiempo que habéis dedicado.
Como veis al final son 10 puntos claves los que hay que tener en cuenta para que nuestro evento parta con buenas bases. A partir de ahí el éxito depende del trabajo, esfuerzo y cariño que pongáis de vuestra parte.
Soy consciente que hacer bien las cosas conlleva un tiempo del que a veces no disponemos, por eso profesionales como nosotros nos dedicamos a ayudaros con vuestras necesidades. Así que ya sabéis, siempre podréis contar con nosotros.
Sofía 🙂
